Как правильно рассчитать поставки замороженной выпечки и не уйти в минус

Закупка замороженной выпечки не прощает небрежности. При недостатке товаров вы теряете выручку и клиентов, при избытке — не успеваете реализовать до истечения срока. Разбираемся, как выстроить планирование закупок, чтобы каждая партия работала на прибыль.

Типы поставок и их особенности

Тип поставки определяет, как именно вы работаете с продуктом и какой объем оправдан. Компания ЛФБ предлагает продукцию трех видов: готовую к расстойке, к выпеканию и к употреблению. У каждого формата своя логика хранения, скорость реализации и риски.

Готовая к расстойке или выпеканию продукция требует оборудования. Зато вы получаете свежий продукт, высокую маржу и гибкость в управлении выпуском. Такой формат подходит пекарням, ресторанам и кафе с собственной кухней.

Готовая к употреблению выпечка — решение для магазинов, минимаркетов, корпоративных кафетериев. Здесь скорость оборота выше, но и наценка ниже. Расчет поставки ведется строже — товар нельзя «придержать» в заморозке после разморозки.

Факторы, влияющие на расчет объема

Правильно рассчитать поставки замороженной выпечки невозможно без анализа ключевых переменных: спроса, оборачиваемости, мощностей холодильника и условий договора.

Рассмотрим основные факторы подробнее:

• Среднедневные продажи — базовая метрика. Считается за последние 30–90 дней с разбивкой по дням недели.
• Сезонность — спрос на выпечку в декабре-январе и в июне-августе может отличаться на 25–40 %.
• Объем и температурный режим морозильных камер — физический предел, который нельзя игнорировать.
• Периодичность поставок — чем реже привозят товар, тем больший запас нужен на складе.
• Срок хранения — у разных позиций он варьируется от 30 до 365 дней, что критично при планировании закупок.
• Страховой запас — буфер на случай сбоя поставки или резкого роста спроса.

Стоит учитывать, что не все 400 позиций каталога ЛФБ одинаково оборачиваются. Принцип Парето работает и здесь: как правило, 20 % позиций дают 80 % выручки. Именно по ним расчет поставки должен быть наиболее точным.

Пошаговое руководство по расчету поставки

Расчет поставки — это не разовое действие, а регулярный процесс.

Ниже приведена рабочая схема для любой точки продаж:

1. Считаем среднедневные продажи (СДП). Объем за месяц делим на количество рабочих дней.
2. Определяем период до следующей поставки (ПП). Если поставка раз в неделю, ПП = 7 дней.
3. Рассчитываем базовый объем. СДП х ПП = 4 × 7 = 28 штук.
4. Добавляем страховой запас. Стандартно 10–20 % от базового объема.
5. Корректируем с учетом сезонности и событий. В преддверии праздника используем повышающий коэффициент (обычно 1,2–1,5), при летнем спаде — понижающий (0,8–0,9).
6. Соотносим расчет с емкостью склада. Закупка не должна превышать доступное место в морозильной камере с учетом уже хранящегося товара.

Наглядный пример расчета для трех позиций

Таблица легко масштабируется под весь ассортимент, чтобы рассчитать поставки замороженной выпечки.

Минимизация потерь пи поставке

Большинство убытков — следствие системных ошибок в расчете, которые легко устранить.

Вот самые частые ошибки:

• заказ на глаз, а не по данным продаж;
• игнорирование сроков хранения;
• отсутствие ротации товара по принципу «первым пришел — первым ушел» (FIFO);
• закупка широкого ассортимента без анализа спроса;
• несогласованность между закупщиком и персоналом зала.

Менеджеры компании ЛФБ помогают новым клиентам выстроить первоначальный расчет поставки и при необходимости организуют обучение персонала.

Преимущества точного планирования закупок

Когда расчет поставки выстроен системно, эффект ощущается сразу на нескольких уровнях:

1. Снижается доля списаний. По данным отраслевых исследований, при грамотном планировании минимизация потерь при поставке достигает 25 %.
2. Высвобождается оборотный капитал. Деньги не зависают в излишках.
3. Стабильное наличие товара повышает удовлетворенность гостей. По данным Harvard Business Review, повторная покупка обходится бизнесу в 5 раз дешевле привлечения нового клиента.
4. Упрощается работа с поставщиком. Предсказуемые заявки позволяют ЛФБ гарантировать наличие нужных позиций даже в пиковые периоды.

Чек-лист: оптимальный объем поставки

Используйте этот список как экспресс-проверку перед каждым заказом:

• Собраны данные о продажах за последние 30 дней ☑
• Учтены дни недели с пиковым спросом ☑
• Проверены сроки хранения остатков на складе ☑
• Применен сезонный коэффициент ☑
• Добавлен страховой запас 10–20 % ☑
• Проверена емкость морозильных камер ☑
• Старые партии выдвинуты вперед ☑
• Заявка согласована с персоналом точки продаж ☑

Систематический подход превращает закупку из источника стресса в управляемый процесс.

Вопросы и ответы